Das WPK-Zertifikat ist abgelaufen — und Sie haben es nicht rechtzeitig bemerkt. Das passiert häufiger, als man denkt. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, müssen Sie sofort handeln. Dieser Artikel erklärt, was zu tun ist.
Was bedeutet ein abgelaufenes WPK-Zertifikat?
Das WPK-Zertifikat (Werkseigene Produktionskontrolle, auch FPC-Zertifikat genannt) bestätigt, dass Ihr Betrieb ein funktionierendes System zur Eigenüberwachung der Produktqualität betreibt. Es ist zeitlich begrenzt (in der Regel 1–3 Jahre) und muss von einer Notifizierten Stelle ausgestellt werden.
Konsequenz bei Ablauf: Alle CE-Kennzeichnungen für Produkte, die unter dieses Zertifikat fallen, sind automatisch ungültig. Das bedeutet:
- Sie dürfen diese Produkte nicht mehr mit CE-Zeichen in Verkehr bringen
- Bereits im Handel befindliche Produkte können beanstandet werden
- Bei Lieferung ohne gültige CE-Kennzeichnung riskieren Sie Vertragsprobleme mit Abnehmern
Sofortmaßnahmen bei abgelaufenem WPK-Zertifikat
Schritt 1: Interne Bestandsaufnahme (sofort)
Klären Sie innerhalb von 24 Stunden:
- Welche Produkttypen sind von dem abgelaufenen Zertifikat betroffen?
- Welche Produkte liegen noch auf Lager?
- Welche Produkte wurden in den letzten Monaten geliefert?
Schritt 2: Notifizierte Stelle kontaktieren (Tag 1)
Nehmen Sie sofort Kontakt zu Ihrer Notifizierten Stelle auf. Schildern Sie die Situation transparent. Viele Notifizierte Stellen bieten in dringenden Fällen eine beschleunigte Bearbeitung an.
Wichtig: Fragen Sie ausdrücklich nach dem frühestmöglichen Audit-Termin für die Rezertifizierung.
Schritt 3: Auslieferungsstopp prüfen (Tag 1–2)
Prüfen Sie rechtlich und kaufmännisch, ob Sie laufende Aufträge vorübergehend pausieren müssen. CE-Produkte ohne gültiges WPK-Zertifikat in Verkehr zu bringen ist eine Ordnungswidrigkeit.
Ausnahme: Bereits bezahlte und ausgelieferte Produkte sind nicht rückzurufen, es sei denn, es bestehen Sicherheitsrisiken.
Schritt 4: Kunden informieren (nach Rücksprache mit Rechtsberater)
Bei laufenden Lieferverträgen: Informieren Sie Ihre Kunden über die Situation. Das ist zwar unangenehm, schützt Sie aber vor späteren Vertragsstreitigkeiten.
Der Weg zur Rezertifizierung
Die Rezertifizierung des WPK-Zertifikats läuft typischerweise so ab:
1. Unterlagen vorbereiten
Bereiten Sie für das Audit der Notifizierten Stelle vor:
- Aktuelles WPK-Handbuch / FPC-Manual
- Aufzeichnungen der Eigenüberwachung (Prüfprotokolle)
- Kalibrierungsnachweise für Prüfgeräte
- Qualifikationsnachweise des Personals
- Materialzertifikate der Eingangsstoffe
2. Internes Vor-Audit
Führen Sie vor dem NoBo-Audit ein internes Audit Ihres WPK-Systems durch. Beheben Sie alle Abweichungen, bevor der NoBo-Auditor kommt.
3. Audit durch Notifizierte Stelle
Der Auditor prüft Ihr WPK-System vor Ort. Typische Dauer: ein halber bis ein ganzer Arbeitstag. Unmittelbar nach dem Audit erhalten Sie in der Regel eine vorläufige Rückmeldung.
4. Abweichungen beheben
Falls der Auditor Abweichungen (Non-Conformities) festgestellt hat, müssen Sie diese beheben und der Notifizierten Stelle dokumentiert nachweisen.
5. Zertifikat ausstellen
Nach erfolgreicher Überprüfung stellt die Notifizierte Stelle das neue WPK-Zertifikat aus. Das kann je nach NoBo zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen dauern.
Wie lange dauert die Rezertifizierung?
Im Normalfall (kein Dringlichkeitsfall): 4–8 Wochen
Im Dringlichkeitsfall mit priorisierter Bearbeitung: 2–3 Wochen
Während dieser Zeit dürfen Sie keine neuen CE-gekennzeichneten Produkte des betroffenen Typs in Verkehr bringen.
Präventiv: WPK-Zertifikat nie wieder vergessen
Die beste Strategie ist, ein abgelaufenes WPK-Zertifikat gar nicht erst zu erleben. Empfehlungen:
- Tragen Sie das Ablaufdatum in Ihren Kalender mit 90-, 60- und 30-Tage-Alarmen ein
- Starten Sie den Rezertifizierungsprozess mindestens 60 Tage vor Ablauf
- Nutzen Sie ein automatisches Zertifikat-Monitoring-System wie CE-Pilot
Fazit
Ein abgelaufenes WPK-Zertifikat ist ein ernstes Problem, aber kein unlösbares. Die wichtigsten Schritte: sofort die Notifizierte Stelle kontaktieren, Lieferstatus klären und unverzüglich mit der Rezertifizierung beginnen. Und künftig: ein digitales Monitoring-System nutzen, das Sie rechtzeitig warnt.